ข้อความทั้งหมดผมรวบรวมมาจากเว็บไซต์
http://itc.nida.ac.th/main/images/manualbyitc/09-printer.pdf

รวมทิปสำหรับเรื่องการพิมพ์

1. สั่งพิมพ์งานแบบด่วน

    แค่คลิกเมาส์ขวาที่ไฟล์ที่ต้องการจะพิมพ์ แล้วเลือก Print จากนั้น โปรแกรมหลักของไฟล์นั้นๆ ก็จะถูกเรียกขึ้นมาพร้อมกับสั่งพิมพ์งานให้ทันทีเมื่อสั่งพิม์เสร็จแล้ว โปรแกรมก็จะปิดตัวเองไปอัตโนมัติ แต่ทั้งนี้โปรแกรมหลักของไฟล์นั้นๆ จะต้องถูกติดตั้งพร้อมใช้งานอยู่ด้วยถึงจะใช้คำสั่งนี้ได้


2. เขย่าตลับหมึกก่อนใช้งาน

    ก่อนจะทำการเปลี่ยนตลับหมึก ที่จะใส่ลงไปบนเครื่องพิมพ์สำหรับเครื่องพิมพ์ Inkjet ต้องทำการเขย่าตลับหมึกเพื่อให้หมึกมารวมตัวกันก่อน เพื่อให้หัวเครื่องพิมพ์ทำการตรวจสอบหมึกภายในตลับได้ง่ายขึ้น


3. สั่งให้เรียงหน้าพิมพ์เอง

    เครื่องพิมพ์ Inkjet ส่วนใหญ่ จะไหลงานพิมพ์มาด้านหน้า ซึ่งเวลาสั่งพิมพ์งานหลายๆ หน้า เราต้องมาเรียงหน้าใหม่ทุกครั้งเพราะหน้าสุดท้ายจะมาอยู่ด้านบนเสมอ แต่เครื่องรุ่นใหม่ๆ จะมีฟังก์ชัน Reverse Order ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่กำหนดให้การสั่งพิมพ์เริ่มต้นจากหน้าสุดท้ายมายังหน้าแรก  ทำให้เราไม่ต้องเสียเวลาเรียงหน้าใหม่


4. ควรใช้กระดาษให้เหมาะสมกับงาน

    เช่น หากเป็นงานเอกสารธรรมดา แค่ใช้กระดาษที่วางขายทั่วไปก็พอ ถ้าต้องพิมพ์งานที่ต้องการความปราณีต เช่น พิมพ์รูปภาพ กระดาษที่ใช้ก็ควรเป็นกระดาษแบบโฟโต้ เนื่องจากจะทำให้หมึกไม่แตกเมื่อพิมพ์ลงไป และสามารถคงคุณภาพได้นานกว่ากระดาษทั่วไป ซึ่งจะจางลงภายในเวลาไม่นาน และเมื่อพิมพ์งานออกมาแล้วควรเก็บงานให้มิดชิดหลีกเลี่ยงไม่ให้โดนแสงแดดเพราะจะทำให้ซีดเร็ว


5. พิมพ์ภาพหน้าเดสก์ท็อป

    สามารถจับภาพและพิมพ์หน้าจอที่มองเห็นจากมอนิเตอร์ได้เหมือนกับมืออาชีพ ด้วยฟังก์ชัน Print Screen  ลองมองไปที่ปุ่มด้านบนๆ ของคีย์บอร์ด คุณจะเห็นปุ่ม Print Screen หรือ Prnt Scrn เราจะใช้ปุ่มนี้จับภาพหน้าจอ โดยเมื่อกดปุ่ม Print Screen ภาพหน้าจอของคุณจะถูกก๊อบปี้ไปไว้ใน คลิปบอร์ดชั่วคราว แต่ยังสั่งพิมพ์ไม่ได้จนกว่าคุณจะนำไป paste ในโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่ง สมมติว่าเราใช้ Paint โดยเมื่อ paste ลงใน Paint แล้วก็สามารถพิมพ์หน้าจอของคุณได้แล้ว แต่หากต้องการจับภาพเฉพาะหน้าต่างบนสุด ก็ทำได้อย่างง่ายดาย แค่กด Alt + Print Screen แล้วก็นำไป paste เหมือนเดิม

6. สั่งเก็บงานหากต้องการพิมพ์บ่อยๆ

    พิมพ์งานชิน้ หนึ่งบ่อยๆ แต่กว่าจะทำได้ก็ต้องหาไฟล์ เปิดไฟล์ด้วยโปรแกรม แล้วจึงเข้าเมนู Print แล้วไหนจะต้องมาตั้งค่าอื่นๆ อีกถ้าต้องทำบ่อยๆ ถ้าต้องทำบ่อยๆ คงไม่ใช่เรื่องสนุกแน่ๆ ดังนั้น มาใช้วิธีง่ายๆ โดยไปที่ Printer Properties แล้วไปที่แทบ Advanced แล้วเลือก Keep printed documents ไฟล์นั้นก็จะคงอยู่จนกว่าเราจะลบมันทิ้งไปเอง เวลาต้องการจะพิมพ์ซ้ำก็ให้ไปเข้าที่ Start >Printers and Faxes แล้วดับเบิลคลิกเพื่อเข้าหน้าต่างของ Printer แล้วคลิกเม้าส์ปุ่มขวาที่ไฟล์ที่ต้องการจะพิมพ์ซึ่งควรจะมีอยู่แล้ว เลือก Restart หรือเพื่อความสะดวกให้สร้าง Shortcut ของ Printer ไว้โดยเข้าไปที่ Start > Printers and Faxes แล้วคลิกเม้าส์ปุ่มขวาที่ Printer แล้วเลือก create Shortcut ไว้ที่หน้าเดสก์ท็อป ก็จะสะดวกมากขึ้น

 

7. เพิ่มเครื่องพิมพ์เมนู Send To

    วิธีสร้างชอร์ตคัตใน Send To ทำได้ง่ายๆ โดยเมื่อเราได้ชอร์ตคัตจากข้อที่แล้ว ก็ให้เอาชอร์ตคัตที่สร้างไปไว้ในโฟลเดอร์ชื่อ Send To สำหรับ Windows 9X จะอยู่ที่ C: Windows SendTo ส่วน Windows XP จะอยู่ที่ C:Documents and Settings <ชื่อยูสเซอร์ของคุณ> Send To แต่คุณอาจไม่เห็นเพราะมันจะถูกซ่อนอยู่ ก็ให้พิมพ์ชื่อ Send To ต่อท้ายไดเรกทอรีลงไปที่ช่อง Address เลยก็ได้

 

8. สร้างโปรไฟล์ไว้พิมพ์งานหลายๆ แบบ

    ในบางครั้งเราต้องพิมพ์งานหลายๆ รูปแบบ แต่ต้องมาคอยเปลี่ยนออปชันเวลาจะพิมพ์งานชิ้นหนึ่ง ก็ทำให้ยุ่งยาก วิธีแก้ง่ายๆ คือการสร้าง Profile ซึ่งโดยปกติแล้วซอฟต์แวร์เครื่องพิมพ์มักจะมี options ให้เราสามารถเพิ่ม/ลด/แก้ไข Profile ได้ แต่หากเครื่องพิมพ์ของคุณไม่มีก็ไม่เป็นไรเรามาสร้าง Profile ด้วยตัวเองกันดีกว่า เริ่มจากไปที่ Start > Control Panel >Printer and Other Hardware > Add a Printer จะมีหน้าต่าง Add Printer Wizard ขึน้ มา ก็ให้กดnext ไปเรื่อยๆ จนมาถึงหน้าต่างที่มีคำว่า Name Your Printer ก็ให้ตั้งชื่อเป็น Profile ที่เราต้องการ (เช่น Color printer สำหรับพิมพ์งานสีอย่างเดียว เป็นต้น) พอเรา Add Printer ได้แล้วก็ให้คลิกขวาที่ Printer ที่เราเพิ่งจะเพิ่มไปสักครู่ แล้วไปที่ Printing Preferences… หรือไปที่ Properties > Printing Preferences แล้วก็ตั้งค่าได้ตามใจชอบเลยว่าอยากให้เครื่องพิมพ์ตัวนีมี้รูปแบบการพิมพ์ยังไง เสร็จแล้วก็กด OK เป็นอันเรียบร้อยจากนั้นก็เพิ่มเครื่องใหม่อีกเรื่อยๆ ตามความต้องการและงานที่อยากให้ทำ

 

9. ประโยชน์ของ Print to file

    Print to File จะอยู่ในหน้าต่างที่เราตั้งค่าก่อนพิมพ์ครับ เมื่อเลือก Print to file แล้วงานของคุณจะถูกเก็บด้วยนามสกุล .prn ปกติเวลาพิมพ์งาน เครื่องพิมพ์จะสร้างไฟล์ .prn เสมอ เพียงแต่ไม่ได้สร้างให้เห็น และไม่ได้เก็บไว้ แล้ว .prn มีไว้ทำไม?

    คำตอบคือ มีไว้เก็บข้อมูลที่จะส่งไปให้เครื่องพิมพ์ ว่าเอกสารนี้ใช้ฟอนต์อะไร มีกี่หน้า ตั้งค่าหน้ากระดาษอย่างไร ฯลฯ สรุปก็คือ เป็นสื่อกลางระหว่างพีซีกับเครื่องพิมพ์นั่นเอง ประโยชน์ของมันก็คือไฟล์ .prn นี้สามารถพิมพ์ได้ทันที โดยไม่ต้องเปิดโปรแกรม text editor เลย ดังนั้น หากพิมพ์จากไฟล์ .prn ไม่ว่าจากที่ใด ก็จะได้งานที่เหมือนกันไม่ผิดเพี้ยน แต่ปัญหาก็คือถ้าเปิดไฟล์ .prn ด้วย text editor ก็จะออกมาเป็นภาษาอะไรก็ไม่รู้  ดังนั้นการพิมพ์ไฟล์ .prn จึงต้องใช้โปรแกรมพิเศษ อย่าง MS Office Document Imaging ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม MS Office นั่นเอง

 

10. ลองเปลี่ยนมาใช้หมึกทางเลือกดูบ้าง

    ถ้างานพิมพ์ของคุณไม่ได้เจาะจงว่าต้องสวยสด และสีต้องเที่ยงตรงเป๊ะๆ แล้วล่ะก็ ลองหันมาใช้หมึกทางเลือกอย่างพวก Refill หรือ Compatible ink ดู ก็เป็นตัวเลือกที่ประหยัดเงินในกระเป๋าคุณได้มาก เพราะหมึกเติมคุณภาพดีๆ นั้นอย่างไรก็มีราคาถูกกว่าหมึกแท้หลายเท่า เพียงแต่เพื่อความปลอดภัยของเครื่องพิมพ์ เรามีข้อแนะนำสำหรับการใช้หมึกเติมดังนี้

    - ลองปรึกษาหรือหาข้อมูลเกี่ยวกับการใชหมึกเติมเสียก่อน ก่อนที่จะพิจารณาเติมหมึกยี่ห้อใดๆ เพื่อดูว่าคนนิยมใช้หมึกเติมยี่ห้อใดมากที่สุดและมีปัญหาน้อยที่สุด

    - การเติมหมึกในแต่ละครั้ง ควรใช้ยี่ห้อเดียวกันไปจนกว่าจะเปลี่ยนตลับใหม่ เพราะเคมีของหมึกแต่ละยี่ห้อมักจะไม่เหมือนกัน การเติมหมึกคละยี่ห้อไปมา ในตลับเดิมๆ อาจทำให้เกิดปัญหากับหัวพิมพ์ได้

    - ลองเลือกเติมหมึกกับบริษัทที่มีการรับประกันน่าเชื่อถือ เช่น รับประกันความเสียหายของเครื่องพิมพ์ หรืองานพิมพ์เพราะอย่างน้อยคุณก็ยังมีคนรับภาระให้ ถ้าเกิดไปเติมหมึกมาแล้วมีปัญหากับเครื่องตามมา


แนวคิดการเติมหมึก

    การเติมหมึกแม้จะไม่ง่ายเหมือนการเติมน้ำมันเชื้อเพลิง แต่ก็ไม่ยากจนเกินกว่าที่จะทำความเข้าใจการเติมหมึก เป็นกิจกรรมที่ยังมีความสับสนกันอยู่มากในหมู่ผู้ใช้เครื่องพิมพ์ โดยวัตถุประสงค์หลักแล้ว ก็เพื่อความประหยัด แต่ได้คุณภาพของงานพิมพ์ที่ใกล้เคียงของแท้  ปัจจุบันพิมพ์รุ่นเล็กสุดมีราคาใกล้เคียงกับการซื้อตลับใหม่ทั้งชุด 
    ดังนั้นการเติมหมึกจึงเป็นเรื่องที่น่าสนใจ เพราะหากเราเติมหมึกประสบความสำเร็จสักครั้งสองครั้ง แล้วเครื่องพิมพ์เสียต้องซื้อใหม่ ก็ถือว่าคุ้มแล้ว เมื่อเทียบกับการซื้อตลับของแท้มาใช้ทุกครั้งที่หมึกหมด


หลักการกว้างๆ ในการเติมหมึก

    ก็คล้ายกับการเติมน้ำมันเชื้อเพลิงให้กับครื่องยนต์ เราเติมน้ำมันก่อนที่น้ำมันจะหมด  เช่นกันการเติมหมึกก็ควรเติมก่อนที่หมึกจะหมด เราจะไม่จอดรถยนต์ทิ้งไว้นานๆเป็นเดือน เพราะกลัวว่าจะสตาร์ทไม่ติด เราก็ไม่ควรทิ้งเครื่องพิมพ์ไว้นานๆโดยไม่ใช้งาน เพราะหมึกจะแห้ง หัวพิมพ์จะอุดตัน แต่ข้อแตกต่างคือ การเติมหมึกอาจใช้ได้บ้าง ไม่ได้บ้าง ซึ่งผู้เติมหมึกต้องศึกษาวิธีการมาพอสมควรและต้องรู้จักแก้ไขปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้


    ความหมาย
การเติมหมึกคือการนำตลับหมึกของแท้ หรือตลับหมึกเทียบเท่าที่ใช้จนหมึกหมดแล้ว มาเติมน้ำหมึกเพื่อให้ใช้ได้ต่อไป เพื่อความประหยัดเติมได้กี่ครั้งไม่แน่นอน จนกว่าตลับจะเสีย หรือจนกว่างานพิมพ์จะมีคุณภาพต่ำจนรับไม่ได้ ทั้งนี้ตลับจะเสียเร็วหรือช้า ขึ้นกับอายุการใช้งานที่ออกแบบมา คุณภาพเฉพาะตัวของตลับนั้น  วิธีการเติมวิธีการใช้งาน คุณภาพของนำ้หมึกที่ใช้เติม ฯลฯ ต้องเปิดใจให้กว้าง พยายามเข้าใจถึงสัจธรรมว่าตลับหมึกถูกออกแบบและผลิตมาจากผู้ผลิตเครื่องพิมพ์ให้ใช้งานตลับหมึกนั้นๆ เพียงครั้งเดียว ดังนั้นการที่ตลับหมึกเสียหาย ไม่ว่าจะเป็นวงจร(หน้าสัมผัส) หัวพิมพ์ หรือฟองน้ำภายใน ควรถือว่าเป็นเรื่องปกติ บางคนใช้งานตลับ หมึกมานานกว่า 1 ปี พอตลับเสียก็โวยวาย  สมัยนีมี้สิ่งใหม่ๆเข้ามาในชีวิตประจำวันค่อนข้างมาก ต้องพยายามทำความเข้าใจ โดยเฉพาะธรรมชาติของสิ่งนั้น  สรรพสิ่งในโลกมีเกิด มีความผันแปร และในที่สุดก็ดับสลาย เราไม่สามารถตอบได้ว่าคนเราจะมีอายุขัยสักกี่ปีฉันใด ก็ไม่สามารถตอบได้ว่าจะเติมหมึกได้สักกี่ครั้งฉันนั้น


เติมตอนไหน

    เติมก่อนที่หมึกจะหมด หรืออย่างช้าทันทีที่หมึกหมด ยิ่งปล่อยให้หมึกหมดนานเท่าไรโอกาสที่จะเติมได้สำเร็จก็ยิ่งน้อยลงคำถามที่พบบ่อยก็คือ จะรู้ได้อย่างไรว่าหมึกใกล้จะหมด  คำตอบก็คือพิมพ์บางรุ่นจะมีซอฟท์แวร์บอกระดับหมึกเวลาสั่งพิมพ์ ซึ่งเป็นเพียงการประมาณเท่านั้น และซอฟท์แวร์มักจะเตือนช้ากว่าความเป็นจริง ดังนั้น จึงควรเติมเมื่อระดับหมึกตามซอฟท์แวร์เหลือประมาณ 30 %  เครื่องพิมพ์บางรุ่นพอเติมหมึกแล้ว ก็ยังเตือนหมึกเหลือน้อย ไม่ต้องตกใจ ถ้ายังพิมพ์งานได้ เพราะซอฟท์แวร์มันถูกเขียนมาไม่ให้ยอมรับหมึกเติม แต่มันก็ยังใจดีให้ใช้งานต่อไปได้


หมึกหมดนานแล้ว เติมได้หรือไม่

    ควรให้ร้านเติมหมึกลองเติมดู และควรตกลงค่าบริการกันไว้ก่อนด้วยว่าถ้าใช้งานได้คิดเท่าไร ถ้าใช้ไม่ได้คิดเท่าไร (โดยทั่วไปไม่คิด) เพราะทางร้านจะมีน้ำยา และเครื่องมือพิเศษ รวมทั้งเครื่องพิมพ์สำหรับทดสอบ ควรเลือกร้านที่มีอุปกรณ์พวกนี้ด้วย ร้านที่มีเพียงขวดหมึก
กับเข็มฉีดยา
มักแก้ปัญหาไม่ค่อยได้  การปล่อยให้หมึกหมดนานๆเป็นเรื่องไม่ควรอย่างยิ่ง แม้ว่าจะมีหมึกอยู่ก็ไม่ควรทิ้งไว้นานๆ โดยไม่ใช้งาน ตรงนี้เป็นสาเหตุที่ใหญ่ที่สุดที่ทำให้การเติมหมึกล้มเหลว  


เติมแล้วจะมีปัญหาต่อเครื่องพิมพ์หรือไม่

    มีแต่พอยอมรับได้  ที่ว่าจะมีปัญหาได้แก่

    (1) เครื่องพิมพ์ที่ยังมีประกันอยู่ จะหมดประกันทันที

    (2) ฟองน้ำซับหมึกของพรินเตอร์บางยี่ห้อ จะเต็มเร็วกว่าการใช้หมึกแท้  (ฟองน้ำซับหมึกถ้าเต็มแล้วจะใช้งานต่อไปไม่ได้ต้องเปลี่ยนฟองนน้ำและใช้ซอฟท์แวร์เคลียร์เคาน์เตอร์) สำหรับยี่ห้อ HP และ LEXMARK จะไม่มีปัญหานี้

    (3) คุณภาพของงานพิมพ์ด้อยกว่าหมึกแท้ไม่มากก็น้อย


    ที่ว่ายอมรับได้
เนื่องจากการเติมหมึกและการใช้งานที่ถูกต้อง มีผลเสียต่อเครื่องพิมพ์น้อยมาก การเติมหมึกเป็นความประหยัดคุ้มที่จะเสี่ยง เพราะราคาพรินเตอร์ใหม่ถูกลงมาก ดังที่ยกตัวอย่างข้างต้น


ใช้หมึกเติมยี่ห้อไหนดี

    หมึกเติมคือหมึกไม่แท้ หมึกเติมของแท้ไม่มี แต่หมึกเติมมีหลากหลายยี่ห้อ หลากหลายคุณภาพ หลายราคา ตั้งแต่ซีซี.ละ 1 บาท ไปจนถึงซีซี.ละ 10 บาท ควรหาข้อมูลให้ดี เพราะหมึก “โนเนม” บางยี่ห้อตั้งราคาขายไว้สูง เพื่อสร้างความรู้สึกและกระแสว่าเป็นหมึกที่ดี

    เท่าที่สังเกตพบจากการเติมหมึก หมึกถูกหรือหมึกแพงเป็นปัจจัยที่ควรพิจารณาทีหลังเพราะปัจจัยสำคัญที่สุดที่จะทำให้การเติมหมึกแล้วใช้งานได้ดีในระยะยาว คือ ใช้งานบ่อยๆ